Het verbeteren van “Auditability” met digitaal ondertekenen

,

Audit Digitaal Ondertekenen Handtekening

De definitie van Auditability volgens de World Wide Web:

“The ability to keep an accurate record of all transactions for reconciliation purposes”

De vertaling naar Nederlands is “controleerbaarheid”. Een zeer brede term die veel ondernemers en ondernemingen als muziek in de oren klinkt. De praktische uitvoering ervan blijkt echter toch vaak een uitdaging te zijn.

Auditability in praktijk

Het moment dat werknemers verbintenissen aangaan uit naam van het bedrijf is het altijd goed om te weten wie, welke verbintenis is aangegaan en wanneer. Zeker in complexe of grootschalige besluitvorming komt het in de praktijk vaak naar voren dat dit niet altijd zo transparant is als gewenst.

Bij een grote Nederlandse bank zijn medio november 2016 negentig Hypotheekadviseurs geschorst omdat zij naar verluidt handtekeningen van klanten hebben nagemaakt. Ondanks dat er volgens de bank geen gedupeerden zijn is DNB en de AFM wel een onderzoek gestart. Ook worden alle hypotheekdossiers sinds 2013 (ruim 100.000) opnieuw doorgelicht. Naast dat dit een gigantische kostenpost voor de bank is, is het vertrouwen van de klanten tevens geschaad.

Juist hier, bij het documenteren van afspraken in het verleden en in het heden, speelt digitale authenticatie een grote rol. De voor de hand liggende voordelen van digitaal ondertekenen zijn helder; verhoog conversie, bespaar tijd en verhoog rechtsgeldigheid. Er is echter nog een voordeel wat vaak onderbelicht is, en dat is de auditability.

Digitaal ondertekenen

Het digitaal (laten) ondertekenen van documenten zorgt ervoor dat een organisatie precies weet waar, wanneer, op welk IP adres en via welk emailadres een contract wordt ondertekend. Niet alleen zijn bovenstaande ongewenste situaties daarmee tijdig te identificeren omdat er een duidelijker audittrail is. Het was echter naar alle waarschijnlijkheid nooit gebeurd. Omdat de verzender van een contract weet dat die additionele informatie wordt gelogd, zal deze persoon niet eens overwegen om de handtekening dan maar zelf te zetten. De spreiding van IP adressen en emailadressen van getekende contracten zijn bij een audit namelijk met één druk op de knop te controleren.

“The ability to keep an accurate record of all transactions for reconciliation purposes”

Wellicht gaat deze zin ook voor u meer leven. Een voordeel van digitale authenticatie waar vaak aan voorbij gegaan wordt. We vinden het toch belangrijk om u ook hierop te wijzen!


Meer interessante info: